情報確認日: 2026-10-09

経理をため込まないために、自社の「記録するタイミング」を決めよう

取引の発生から帳簿への記録、領収書・請求書の保存までを、自社で無理なく続けられる流れにするためのワークシートと確認手順を紹介します。

経理をため込まないコツは、気合いでこまめに処理することではなく、取引が動いた流れの中に「記録するきっかけ」を置くことです。

まず決めたいのは、「毎日か毎週か」だけではありません。取引が発生したあと、誰が内容を記録し、領収書や請求書をどこへ置き、誰が処理済みかを確かめるのか。ここまでをひと続きにすると、自社に合うタイミングが見えやすくなります。

中小企業基盤整備機構も、取引内容を記録して帳簿にまとめることと、領収書や請求書などの取引関係書類を受け取って保存することを案内しています。中小企業基盤整備機構 J-Net21の案内

まず、作業をひとまとめにしない

「経理をする」という言葉だけでは、どこで止まっているのか分かりにくいものです。次の作業に分けてみましょう。

• 取引が発生したことを把握する
• 取引内容を記録し、帳簿へ反映する
• 領収書や請求書などを受け取り、決めた場所へ保存する
• 記録と書類がそろっているか確認する

記録だけ済んで書類が見つからない場合もあれば、書類はあるのに帳簿へ反映されていない場合もあります。作業を分ければ、抜けている箇所を見つけやすくなります。

自社の「記録するタイミング」を書き出すワークシート

以下は、そのままコピーして使える整理欄です。空欄を埋めるときは、理想の運用ではなく、普段の仕事の流れを思い浮かべてください。

記入イメージ（架空の例）

次の内容は、実際の企業の運用実績ではなく、書き方を示すための架空の例です。

この例をそのまま採用する必要はありません。むしろ大切なのは、「受け取った直後」「一覧を開いたとき」など、普段の行動に結びついたきっかけを選ぶことです。

タイミングを決めるときの見方

最初に確認したいのは、取引の発生を誰がいちばん早く知るかです。その人と記録担当者が違うなら、情報を渡す方法と置き場所を決めます。

次に、領収書や請求書を受け取った人が迷わず置ける場所を用意します。「あとで経理へ渡す」だけでは、その“あとで”が忙しさに埋もれがちです。未処理と処理済みを分け、どちらにあるかで状態が分かる形にすると整理しやすくなります。

最後に、確認する場面を決めます。記録した本人が見直すのか、別の担当者が確認するのか。担当者が不在でも、未処理の取引や書類を見つけられるかも確かめておきたいところです。

ただし、どのくらいの頻度で処理すべきか、誰が担当すべきかについて、確認済み資料から唯一の正解は示せません。仕事量や担当体制に合わせて決める必要があります。

運用を始める前の確認メモ

• 取引を最初に把握する人が決まっているか
• その情報を記録担当者へ渡す方法が決まっているか
• 未処理の領収書や請求書を置く場所が一つに定まっているか
• 記録済みと未記録を見分けられるか
• 担当者が休んでも、未処理のものを別の人が探せるか
• 記録と書類がそろったことを確認する人や場面が決まっているか

まずは直近の取引を一件だけ選び、ワークシートを埋めてみてください。途中で書けない欄があれば、そこが今の運用で曖昧になっている箇所です。担当者やタイミングを一度に完璧に決める必要はありません。実際に回してみて、止まった部分だけを直すほうが取りかかりやすいでしょう。

なお、個別の税務判断や、書類の法的な保存義務・保存期間はこの記事の根拠資料だけでは案内できません。判断が必要な場合は、税理士などの専門家へ確認してください。