情報確認日: 2026-10-08

月末に慌てないために、取引記録と証憑を確認するチェック表を作ろう

取引記録と領収書・請求書を一枚で確認するための、シンプルな月次チェック表と作業手順を紹介します。

月末に確認したいのは、端的に言えば「帳簿にある取引」と「それに関係する領収書・請求書」、そして「まだ確認できていないこと」です。この三つを一枚の表に並べると、どこまで終わり、次に何をするのかを見渡しやすくなります。

中小企業基盤整備機構も、取引内容を記録して帳簿にまとめ、領収書や請求書などの取引関係書類を受け取り、保存する方法を案内しています。中小企業基盤整備機構 J-Net21の案内

まずは、この欄を用意する

チェック表には、次の項目を置いてみてください。

• 取引日
• 取引先・相手先
• 取引内容
• 帳簿の記録を確認したか
• 書類の種類（領収書・請求書など）
• 書類を確認したか
• 確認状況
• 未確認事項・不足しているもの
• 確認する相手
• 次にすること

ここで大切なのは、単に「済」の印を付けるだけで終わらせないことです。判断できない取引があれば、「誰に何を聞くか」まで残しておくと、翌月に見返したときも続きを始めやすくなります。

記入式ワークシート

以下は、業務整理のためのひな型です。表計算ソフトや紙の表へ、そのまま写して使えます。

確認状況の表記は、自社で意味が分かるようにそろえます。たとえば「確認済み」「未確認」「確認待ち」のように決めておけば、未対応の行を拾いやすくなります。ただし、どの区分が適切かは業務によって異なります。

架空の記入例

次の内容は、書き方を示すために作った架空の例です。実在の取引や実際の確認結果ではありません。

確認は「記録から書類へ」の順に

作業を始めるときは、まず確認する月の取引記録を一覧にします。次に、上から順番に対応する領収書や請求書を確認し、結果を同じ行へ記入します。最後に未確認の行だけを見直し、確認先と次の対応を決めます。

流れを短くまとめると、次のとおりです。

1. 取引を一覧にする
2. 対応する書類を確認する
3. 確認状況を記入する
4. 不明点と確認先を残す
5. 次にすることを決める

領収書や請求書を受け取り保存することは、公的機関の案内で確認できる一般的な対応です。中小企業基盤整備機構 J-Net21の案内 一方で、今回確認した資料だけでは、法律上・税務上の保存期間や保存方法、個別取引の会計処理までは判断できません。そうした点は、このチェック表とは分けて確認が必要です。

今日やるなら、空の表を一枚作る

まずは今月の取引を表へ並べ、書類を確認できない行にだけ「未確認事項」と「次にすること」を書いてみてください。完璧な様式を最初から作る必要はありません。翌月に使ってみて、分かりにくかった欄を直せば十分です。

なお、この表は仕事を整理するための道具であり、確認漏れや記録の正確性を保証するものではありません。判断に迷う取引はそのまま処理せず、社内の担当者や適切な専門家へ確認してください。